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El modelo 145 de Hacienda: ¿qué es y cómo se rellena?

El modelo 145 es un documento que sirve para calcular cuáles son las retenciones del IRPF que deben aplicarse sobre la nómina de un empleado y que resulta de gran importancia de cara a la Declaración de la Renta. En este artículo, te contamos qué es y cómo debe completarse.

El modelo 145 de Hacienda: ¿qué es y cómo se rellena?

6/9/2022

El modelo 145 es un formulario de la Agencia Tributaria que sirve para calcular cuáles son las retenciones del IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) que deben aplicarse sobre la nómina de un empleado. 

Este documento, que determina cuál será el salario neto que recibirá una persona por su actividad laboral, resulta también de gran importancia de cara a la Campaña de la Renta, ya que Hacienda utiliza las retenciones que se aplican a los trabajadores durante el año para establecer el resultado final de las Declaraciones. 

Así, si durante el ejercicio fiscal un trabajador ha pagado más de la cuenta, la Declaración le saldrá a devolver, mientras que si ha pagado menos de los que le correspondía por su situación personal, deberá pagar a la Agencia Tributaria.

Por eso, es importante que los trabajadores completen el modelo 145 con la mayor precisión posible. En este artículo, te explicamos qué información debe contener este documento y cuándo debes presentarlo. 

El modelo 145 de Hacienda: qué es y qué información contiene

El IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) es un tributo personal, directo y progresivo que funciona por tramos y que grava las rentas que perciben las personas físicas a lo largo del año fiscal. 

Este impuesto se liquida anualmente en la Declaración de la Renta, es decir, entre los meses de abril y junio del año siguiente. Sin embargo, a lo largo del ejercicio fiscal los trabajadores deben pagar parte de esta liquidación mediante una serie de retenciones que su propia empresa aplica sobre su salario bruto. 

Estas retenciones representan un adelanto de lo que el trabajador tendrá que abonar a Hacienda en la Campaña de la Renta y sirven para determinar el resultado final de su Declaración. O lo que es lo mismo: si sale a pagar o devolver

Así, si a lo largo del ejercicio fiscal al trabajador se le ha retenido más de lo que le correspondía, la Declaración le saldrá a devolver, y será la Agencia Tributaria quien deberá abonar el importe resultante. En cambio, si durante el año el trabajador ha pagado menos de lo que debía, la Declaración le saldrá a pagar, y será él quien deba abonar el importe del documento a la Agencia Tributaria. 

A la hora de establecer las retenciones de IRPF que se aplican a las nóminas de sus trabajadores, las empresas no solo se fijan en el salario, el tipo de contrato o los tramos del IRPF que la Agencia Tributaria haya marcado para el ejercicio fiscal, sino que también tienen en cuenta las circunstancias personales y particulares de cada empleado.

Así, puede darse el caso de que en una misma empresa haya dos personas que, aun ocupando el mismo puesto y percibiendo el mismo salario, tengan retenciones distintas por las diferencias en su contexto personal. 

Para calcular las retenciones que deben aplicar a sus empleados, las compañías se basan en el modelo 145 de la Agencia Tributaria, un documento oficial que los trabajadores deben presentar al entrar a trabajar en una compañía y que recoge sus datos personales y familiares. 

El modelo 145 incluye, entre otros, información sobre el estado civil, el número de hijos y el número de familiares mayores de 65 años a cargo del trabajador.

Este documento influye tanto en el salario neto que el empleado percibirá, una vez se hayan aplicado las deducciones correspondientes, al mes como en su futura Declaración de la Renta. Por eso, es imprescindible completarlo con la mayor precisión posible, ya que de lo contrario se corre el riesgo de enfrentarse a una posible sanción. 

¿Cuándo se debe rellenar el modelo 145?

Los trabajadores deben cumplimentar el modelo 145 en el momento en el que empiezan a trabajar en la empresa. La propia compañía será la encargada de proporcionarles este documento, que se deberá presentar antes del inicio de la relación contractual. 

Además, también tendrán que completarlo cada vez que se produzca un cambio en su situación personal o familiar, especialmente si estas modificaciones pueden afectar a las retenciones que se les aplican. 

En estos casos, si la modificación da lugar a una bajada del porcentaje del IRPF, los trabajadores podrán comunicar el cambio con cinco días de antelación respecto al cobro de su nómina para que la compañía pueda aplicar la rebaja. De lo contrario, la rebaja comenzará a aplicarse el mes siguiente.

Si la modificación, por el contrario, da lugar a un incremento del porcentaje del IRPF, los trabajadores dispondrán de un plazo máximo de diez días naturales a contar desde el momento en el que el cambio se produzca para comunicárselo a la empresa.

Si la comunicación se produce con cinco días de antelación respecto al cobro de la nómina, el alza del porcentaje se aplicará en ese mismo mes. Si no, comenzará a aplicarse a partir del mes siguiente. 

  • Rebaja del porcentaje del IRPF: los trabajadores podrán comunicar el cambio con cinco días de antelación respecto al cobro de la nómina para que la rebaja se les aplique.

  • Aumento del porcentaje del IRPF: los trabajadores tendrán que comunicar el cambio en un plazo máximo de diez días a contar desde el momento en el que la modificación se produzca. 

Los trabajadores que no informen sobre las variaciones que se produzcan en su situación personal que den lugar a la aplicación de un tipo de retención mayor estarán incurriendo en una infracción tributaria por la que podrán ser sancionados con multas de entre el 35% y el 150% de las cantidades que hubieran dejado de retener por esta causa. Lo mismo ocurre si proporcionan datos incompletos, falsos o inexactos. 

Además, los empleados deben tener en cuenta que si deciden no proporcionar alguno de los datos presentes en el modelo, la retención que se les aplique podrá ser mayor a la que les corresponda, lo que repercutirá en el salario neto que percibirán mes a mes.

En el momento de presentar la Declaración de la Renta, no obstante, cabe la posibilidad de que recuperen este dinero, siempre que proceda. 

¿Cómo rellenar el modelo 145?

El modelo 145 es un documento que puede encontrarse en la propia página web de la Agencia Tributaria, aunque lo habitual es que sean las empresas quienes se lo proporcionen a sus trabajadores. 

Este formulario está compuesto por cinco apartados, en los que se solicita información sobre la situación familiar y personal del empleado. Estos son:

Datos del perceptor que efectúa la comunicación

En este primer apartado los trabajadores deben aportar sus datos personales, es decir, nombre, apellidos, DNI y año de nacimiento. Además, también deben indicar cuál es su situación familiar, si sufren alguna discapacidad y si han tenido que desplazarse geográficamente para poder incorporarse a la empresa.

  • Situación familiar: los trabajadores pueden elegir entre tres opciones. Estas son: estar soltero, viudo, divorciado o separado con hijos menores de 18 años o mayores discapacitados sujetos a patria potestad; estar casado con una persona que obtenga rentas superiores a 1500 euros; estar en una situación distinta a las dos anteriores.

  • Discapacidad: de sufrir alguna discapacidad, los trabajadores deben indicar si esta se encuentra entre el entre el 33% y el 65%, si es mayor del 65% o si tienen movilidad reducida o necesitan ayuda de terceras personas. 

  • Movilidad geográfica: esta casilla se marca cuando, tras haber estado en paro, los trabajadores se hayan visto obligados a desplazarse a un nuevo municipio para desempeñar un nuevo puesto de trabajo. 

Asimismo, en este primer apartado los trabajadores también deben aclarar si han obtenido rendimientos en un período de generación superior a dos años durante los cinco períodos impositivos anteriores a la presentación del documento.

Hijos y otros descendientes menores de 25 años

En este apartado, los trabajadores deben aportar los datos personales de los hijos y descendientes menores de 25 años, o mayores con discapacidad, que convivan con ellos y tengan unas rentas anuales inferiores a 8.000 euros. En caso de que los hijos y descendientes convivan exclusivamente con el trabajador, es decir, en los casos en los que no se comparta la custodia, se deberá marcar la casilla ‘Cómputo por entero de hijos o descendientes’. 

Ascendientes mayores de 65 años

En este apartado, los trabajadores deben aportar los datos personales de los ascendes mayores de 65 años, o menores con discapacidad, que convivan con ellos durante, al menos, la mitad del año y perciban unas rentas anuales inferiores a 8.000 euros. Si alguno de estos ascendientes convive durante, al menos, la mitad del año restante con otro familiar, se deberá marcar la casilla ‘Convivencia con otros descendientes’.

Pensiones compensatorias

Los trabajadores que abonen una pensión de alimentación a sus hijos o una pensión compensatoria a su cónyuge deberán indicarlo en este apartado. 

Pagos por la adquisición o rehabilitación de la vivienda habitual

Los empleados que hayan realizado algún pago por la compra o rehabilitación de su vivienda habitual deberán indicarlo en este apartado, pero solo si la operación se ha producido antes de 2013 y si no ingresan más de 33.007,2 euros anuales. 

El modelo 145 se cierra con dos apartados adicionales en los que se debe incluir la fecha y firma del trabajador y la empresa, así como un acuse de recibo firmado por el empleador que sirva como justificante de que se ha entregado el documento. 

PREGUNTAS FRECUENTES Y RESPUESTAS

Respuestas a las preguntas más habituales sobre qué es el modelo 145 de Hacienda